De Patient Journey in je virtuele poligesprek professioneel organiseren met Teams

Zowel behandelaars als patiënten zijn het erover eens dat een virtueel poligesprek – die de afgelopen periode veelvuldig gebruikt werd om de zorg toch zoveel mogelijk door te kunnen laten gaan – een toegevoegde waarde is. Nu is het tijd om deze virtuele gesprekken nog beter te organiseren.

Het virtuele poligesprek tussen patiënt en behandelaar is een aanvullende dienstverlening voor ziekenhuizen en primaire zorgverleners. Voor die handelingen waar geen fysiek voor contact nodig is, vormt het virtuele poligesprek voor zowel de patiënt als voor de behandelaar een uitkomst. Het beperkt reistijd en reiskosten aan de zijde van de patiënt, maar ook de opbouw van onnodige stress die bijvoorbeeld door vertragingen kunnen ontstaan. Aan de andere kant geeft het de behandelaar de flexibiliteit om hybride te werken en dit soort consulten vanuit huis in te plannen. Tegelijkertijd wordt deze vorm van patiëntcontact door Zorgkantoren beschouwd als een fysiek zorgcontactmoment en kan dus als zodanig geregistreerd en gedeclareerd worden.

Protocollen

Zoals de reguliere poli afspraken zijn geprotocolleerd om op een correcte en geplande wijze patiënten in te roosteren en identificeren voor poli bezoeken, zo is dat ook noodzakelijk in het geval van een virtueel poligesprek. Maar het virtuele poligesprek wijkt in een aantal punten wel af van een reguliere poli, bovenop dat het niet op de locatie van de poli plaatsvindt. Naast regulier geplande videoconsulten opent Instant Messaging (via de chat) een vorm van virtuele consulatie waarbij de patiënt op verzoek of uit eigen beweging via chatberichten met foto’s en video’s als bijlage de behandelaar informeert over waargenomen ontwikkelingen aan wonden en andere letsels. Daar kan het gevaar insluipen dat patiënten direct een antwoord verwachten, omdat dit ook het privéleven vaak het geval is met bijvoorbeeld Whatsapp.

Hoe organiseer je nu deze nieuwe interactieve wijze van virtueel polibezoek professioneel met behulp van Microsoft Teams? Een virtuele poli bestaat uit de volgende noodzakelijke modules:

  1. De Registratie- en Identificatiemodule
  2. De Patiëntbegeleiding en -planningsmodule
  3. De EPD- en patiënt zorgverleningsmodule
  4. De Zorgdeclaratie- en Documentatiemodule

Het schakelcentrum van de virtuele poli

Bij geplande afspraken loggen patiënten in via hun (gratis) Teams-account in de wachtruimte van de poli. Hier zal de office manager het videocontact met de patiënt starten en na validatie van de patiëntgegevens doorschakelen naar de behandelaar, zodra deze in het scherm van de receptionist te zien komt als beschikbaar. De receptionist kan met Teams inbreken in een lopend videogesprek van de behandelaar, om te attenderen op de uitloop en om de wachtende patiënt en de rij nog in te bellen patiënten te informeren over eventuele vertragingen. De virtuele receptie ontvangt en distribueert ook alle inkomende IM berichten met foto’s en video’s van in behandeling zijnde patiënten. Er is nimmer direct contact tussen patiënten en behandelaars zonder tussenkomst en verwijzing door de virtuele receptionist. De receptie is het schakelcentrum van de virtuele poli.

Een spoedgeval?!

Ook voor niet planbare (of ad hoc) patiëntencontact kan de virtuele poli een oplossing zijn. Het is bijvoorbeeld veel eenvoudiger om een foto van de genezing van een wond door te sturen, dan dat telefonisch uit te leggen. Of in het geval van kinderen die stuiptrekkingen vertonen, kan een video veel meer zeggen dan een telefoontje. Maar dat moet je wel goed organiseren, als je patiënten daar de mogelijkheid toe geeft. Via het poli adres in Teams komen al dit soort ad hoc verzoeken binnen bij de virtuele receptie. Zodra een patiënt geregistreerd is bij de Teams poli, wordt hier de validatie automatisch uitgevoerd. Nu kan bijvoorbeeld een aio 24/7 een triage uitvoeren en direct de patiënt beantwoorden of de diagnose doorzetten als spoedbericht naar een behandelend arts. Teams biedt de mogelijkheid om via een tekstbericht met opgenomen spraak- of videoantwoord van de behandelaar, de patiënt nader te informeren of op te roepen per direct naar de poli of SEH te komen.

De virtuele polidienstverlening vereist een hechte registratie van alle contactmomenten tussen patiënten, behandelaars en de poli. Microsoft Teams ondersteunt automatische logging en registratie van alle virtuele behandeltijd en contactmomenten ten behoeve van zorgvuldige declaraties aan Zorgkantoren. De integratie met de EPD stelt Teams in staat om dergelijke contactmomenten toe te voegen aan het patiëntendossier, inclusief opnames van videoconsulten en IM berichtenverkeer.

Uw virtuele poli met Resonate

Resonate Teams4Zorgteams is een volledige kant- en klare, standaard virtuele videopoli- en spreekuur Teamsmodule, inclusief training en 24/7 ondersteuning van poli’s en huisartsenposten. De module is te koppelen met het Elektronisch Patiënt Dossier (EPD) en alle contactmomenten (het videogesprek, maar ook een chatgesprek of het delen van een foto of video) worden automatisch aan het EPD toegevoegd. Bovendien bevat Teams4Zorgteams een poli-afsprakenboek en biedt het geprotocolleerde videocontact-momenten en een digitale wachtruimte voor patiënten. Het digitale logboek maakt het eenvoudig om de exacte zorgtijd te registreren en dus zorgvuldig te declareren zonder tussenkomst van behandelaars.

Wilt u weten meer weten over Resonate Teams4ZorgTeams? Neem contact op of schrijf je in voor onze nieuwsbrief.