De valkuilen van het virtuele polibezoek en spreekuur

Sinds de grootschalige afschaling in de zorg het afgelopen jaar, zijn reguliere poliklinische afspraken en spreekuren met patiënten en hun begeleiders in het ziekenhuis enorm teruggeschroefd. Naast een enorme achterstand door uitgestelde behandelingen, zien we ook een positieve ontwikkeling ontstaan: creatieve oplossingen om patiëntencontact en zorgmonitoring op een andere wijze in te vullen. Onder andere door virtueel te gaan.

Het virtuele poligesprek tussen patiënt en behandelaar komt steeds vaker voor, mede doordat videobellen voor vrijwel iedereen toegankelijk is geworden. Door de noodzaak van deze virtuele gesprekken, werden veel IT-afdelingen voorbij gelopen door poli’s en zorgmaatschappen die op eigen initiatief (met AVG-onveilige applicaties als WhatsApp en Zoom) vertrouwelijke videogesprekken met hun patiënten voerden. “Het videobellen was in het begin wel rommelig, aan beide kanten. Je was al zo blij dat er een videoverbinding was, dat je de geprotocolleerde starthandelingen totaal uit het oog verloor. Zoals de cruciale startvraag: wat is uw geboortedatum?”, vertelde een cardioloog in het noorden van het land.

Microsoft Teams het meest gebruikt

IT-afdelingen hebben inmiddels grip weten te krijgen op deze ‘wildgroei’ aan oplossingen. Mede door het initiatief van Microsoft om de NEN7510-conforme Teams videobellen-applicatie gratis ter beschikking te stellen aan de consument, is Teams op de meeste zorglocaties in Nederland de tool geworden om veilig virtuele gesprekken te houden. Ook omdat Teams eenvoudig met andere (Mircosoft 365) applicaties samenwerkt, zoals de planningssoftware. Zodra een email adres van de patiënt bekend is, kunnen poli’s en behandelaars via de handige planningsfunctie van Teams een patiënt een uitnodiging sturen voor een virtueel video zorggesprek.

De eerste virtuele poligesprekken hebben een schat aan informatie opgeleverd over de valkuilen waar menig poli en artsenpost in kunnen vallen:

1. Patiënten weten niet goed hoe ze met een digitale Teams-uitnodiging om moeten gaan. Er wordt veel om technische hulp gevraagd.
2. Videobellen met mobiele devices vereist de installatie van een Teams APP met eigen account bij de patiënt. Dat wordt nog vaak vergeten.
3. Videobellen met een mobiele device in de hand zorgt voor veel bewegend beeld. Dat verstoort de focus van de behandelaar. De kans is dat daardoor je meer bezig bent met de techniek dan de zorgvraag.
4. Naast bewegend beeld zijn ook achtergrondgeluiden een storende factor. Blaffende honden en spelende kinderen kunnen niet samengaan met een vertrouwelijk videogesprek.
5. Patiënten bellen te vroeg in en komen dan in een lege wachtruimte van Teams. Omdat ze twijfelen of er wel verbinding is, sluiten ze regelmatig het gesprek en loopt de afspraak mis.
6. De ‘mute functie’: Een patiënt praat zichtbaar op het scherm, maar heeft de microfoon uitstaan.
7. De video poligesprekken die behandelaars vanuit huis afhandelen, brengen patiënten in verwarring; ‘Heb ik nu het ziekenhuis aan de lijn of niet?’
8. Time management blijkt een obstakel te zijn. Videogesprekken verlopen rommelig en lopen niet in pas met de tijdsplanning van reguliere poli gesprekken.
9. Behandelaren moeten dossiers opzoeken en openen. Ook notities maken neemt extra tijd in beslag dan normaal, omdat de aandacht afgeleid wordt door de techniek.
10.   Een groot obstakel is dat behandelaars zelf moeten bijhouden hoelang het virtuele poligesprek heeft geduurd en welke identificatienummer van patiënten nodig is voor de declaratie. Dat zorgt nu voor declaraties op basis van inschattingen.

Volledig ingericht voor de virtuele polikliniek

Dat deze nieuwe techniek voor uitdagingen zorgt, is niet zo heel gek. Daarom adviseren wij ook altijd om een duidelijke handleiding voor zowel patiënten als de zorgmedewerkers te ontwikkelen. Maar daarnaast willen we vooral dat zorginstellingen de beste technische oplossingen hebben om virtuele zorggesprekken nog beter te maken.

Resonate Teams4Zorgteams bevat daarom een standaard virtuele videopoli- en spreekuur Teams module. De module is te koppelen aan het Elektronisch Patiënt Dossier (EPD) en alle contactmomenten (het videogesprek, maar ook een chatgesprek of het delen van een foto of video) worden automatisch aan het EPD toegevoegd).

Bovendien bevat Teams4Zorgteams een poli-afsprakenboek en biedt het geprotocolleerde videocontact-momenten en een digitale wachtruimte voor patiënten. Baliemedewerkers kunnen vooraf een identiteitscheck doen en vervolgens het gesprek doorschakelen naar de juiste behandelaar. Het digitale logboek maakt het eenvoudig om de exacte zorgtijd automatisch te registreren en dus onderbouwd te declareren, zonder onnodige tijd en aandacht van de behandelaar.

Wil je weten meer weten over Resonate Teams4ZorgTeams? Neem contact op of schrijf je in voor onze nieuwsbrief.