Goede communicatie tijdens een calamiteit is van levensbelang

22 juni 2021

Voorbereiden op calamiteiten is voor gebouwenbeheerders een belangrijke opgave. Gebouwen van zorgcomplexen vragen om een extra inspanning en voorbereiding, om personeel, opgenomen patiënten en logerende familieleden te beschermen.

Calamiteiten binnen instellingen komen veel voor en hebben verschillende dreigingsniveaus of prioriteiten: prio 1,2 en 3. Brand is een typische prio 1 calamiteit, net als terreurdreigingen, agressie op afdelingen, gevaarlijke besmettingsbronnen – denk aan een virus- of Anthraxbesmetting – een gaslek of instortingsgevaar van het gebouw. Maar ook als het zogenaamde ‘calamiteitenhospitaal’ geactiveerd wordt. Prio 2 en 3 calamiteiten betreffen de uitval van voorzieningen, zoals stroom, water, internet en telefonie. Ook een verstopping of lekkage of een lastige bereikbaarheid van de instelling worden als een prio 2 of prio 3 gemeld.

Techniek en communicatie

Een calamiteit valt meestal onder de verantwoordelijkheid van de Brandmeldcentrale (BMC), dat wordt gedomineerd door de NEN2575-norm bij inspectie en certificering door de brandweer. Naast technische apparatuur, zoals brandmelders, sensoren, alarmknoppen en sprinkler installaties, is communicatie en samenwerking binnen calamiteitenteams van groot belang en vallen ook onder deze norm. Het inregelen en oefenen van ontruimingsprocedures en de coördinatie en aansturing van de frontlinie teams en bhv'ers tijdens een calamiteit is dus van cruciaal belang.

Instellingen hebben verschillende slimme systemen die helpen bij het oplossen van een calamiteit. Het koppelen van mensen aan slimme systemen (zoals meldingssystemen) blijkt vaak een uitdaging te vormen, zeker tijdens calamiteiten. Het gevaar is dat er onduidelijkheden ontstaan bij de ingeschakelde teams en dat er een vage aansturing door coördinatoren ontstaat, die gebaseerd is op onvoldoende informatie vanuit de huidige gebrekkige communicatie- en samenwerkingsmiddelen. Om dit voor te zijn, kunnen BMC's kunnen conform de NEN2575-norm voorzien worden van Artificial Intelligence AI. Hiermee kunnen aangewezen medewerkers (BHV, coördinatoren, afdelingshoofden, etc.) bij een calamiteit via geautomatiseerde ‘flows’ notificaties ontvangen en (nood)systemen uitlezen.

Meldingen en groepsgesprekken

Met Microsoft Power Apps kunnen operationele- en facilitaire diensten de koppelingen met de verschillende gebouwsystemen en met Universele Communicatie en Collaboratie (UCC) inrichten. Dit kunnen ze volledig zelf doen, zonder hulp van de IT-afdeling. Die moet zorgen voor de onderliggende infrastructuur, dus de internetverbinding en firewalls en het wifi-/ mobiele 4G netwerk, zodat overal in de gebouwen verbinding gemaakt kan worden. Door ook UCC aan deze flows toe te voegen, ontvangen de aangewezen medewerkers dezelfde notificaties via hun Teams App en kunnen ze direct een groepsgesprek starten om de verschillende protocollen in werking te zetten. Coördinatoren kunnen de groepscommunicatie met de individuele medewerkers regelen via de Teams App en de instellingen van groepen en communicatiekanalen centraal beheren. Met de Push to Talk optie van Teams kunnen medewerkers hun mobiele telefoon als walkietalkie gebruiken.

De Teams Autorisatie module stelt teamleden in staat om foto's/video's en korte meldingen voor te leggen aan dienstdoende managers en coördinatoren, om hiermee toestemming te vragen voor het uitvoeren van voorgestelde maatregelen. Daarnaast worden alle meldingen, overleggen en autorisatieverzoeken geregistreerd en worden opnames vastgelegd voor de overdracht naar andere teams en later voor evaluatie- en trainingsdoeleinden. Resonate ondersteunt calamiteitenteams, gebouwenbeheerders en Facilitaire Diensten met de implementatie en training van Teams4frontlinieTeams App en de ontwikkeling en activering van Power Apps.

Elke seconde telt

Je kunt nooit voorspellen wanneer er een calamiteit ontstaat. Maar je kunt je er wel goed op voorbereiden. Snel in actie komen en goed met elkaar communiceren is daarbij van levensbelang. Microsoft Power Apps en Resonate UCC ondersteunen daarbij. Zo kunnen de teams zich richten op wat nodig is, als elke seconde telt.

Wil je weten meer weten over Resonate Teams4FrontlinieTeams en hoe we je frontlinie medewerkers kunnen ondersteunen bij de communicatie? Neem contact op of schrijf je in voor onze nieuwsbrief.

man-headphones