Hoe de Frontlinie Teams ondersteunen en betrokken houden met één veilige Teams applicatie

17 mei 2021

In ons vorige blog spraken we over frontlinie medewerkers, hoe belangrijk en hoe divers deze categorie is. We spraken over het belang van goede communicatie onderling in deze teams, maar ook hoe belangrijk het is om hen de juiste tools te geven om snel en eenvoudig informatie te delen, zodat ze zich niet buitengesloten voelen.

Maar hoe ziet dat er nu in de praktijk uit? Frontlinie medewerkers zijn meestal op de vloer te vinden en hebben vaak weinig tijd om achter een computer te zitten om informatie op te vragen en te delen met elkaar. De Frontlinie Teams betrokken houden met doelgerichte en snelle informatie voorziening tijdens hun diensten, vereist een 4-stappen plan voor ziekenhuizen.

Stap 1 - Strategie

Stel een interne digitale communicatiestrategie voor frontlinie werkers op. Een strategie ontwikkelen klinkt vaak technisch en complex maar dat hoeft zeker niet zo te zijn. Het houdt wel meer in dan afspraken over het gebruik van interne email, ‘dagstarts’ en intranet als communicatie dragers. Een interne digitale communicatiestrategie laat je nadenken over welke communicatiemiddelen je hebt, welke informatie je daarmee het best kunt delen en hoe je ervoor zorgt dat iedere medewerker toegang heeft tot zowel de middelen als de informatie.

Unified Communicatie & Collaboratie (UCC) voor Frontlinie Teams is zo’n digitale communicatie strategie. UCC is erop gericht om deze collega’s - die veelal mobiel binnen de gebouwen en het complex werken - sneller te bereiken en te informeren over zaken en instructies die invloed hebben op hun werk. Met de inzet van professionele ziekenhuis ‘enterprise smartphones’ worden alle huidige communicatiemiddelen zoals Dect-telefoons, de portofoon, semafoon, wandtoestellen, email en het intranet, vervangen door één duurzaam apparaat. In combinatie met MS Teams biedt dit frontlinie teams een veilig UCC alternatief en een gedeeld platform waarin zij snel met elkaar kunnen communiceren, elkaar om raad kunnen vragen maar ook teamleiders om toestemming vragen in een bepaalde werksituatie.

STAP 2 - Coaching

UCC voor Frontlinie Teams is niet alleen een technische taak voor IT-afdelingen. Het is een gezamenlijke taak voor zowel de IT- als de HR-afdeling. Het stimuleren van een collaboratieve werkomgeving bereik je door het trainen van de frontlinie medewerkers op het gebruik van de technische middelen zoals de MS Teams APP en enterprise smartphones. Dit is veelal een taak die door de IT-afdeling gedaan wordt. Een ding moet echter niet onderschat worden: met al deze slimme en snelle communicatiemiddelen kunnen medewerkers snel teveel informatie ontvangen of afgeleid raken en daardoor minder productief zijn. Terwijl je dat met deze hulpmiddelen juist wil verhogen. Hier komt de HR-afdeling in beeld. Zij weten als geen ander hoe ze mensen moeten coachen. Want de sleutel tot succes ligt in het trainen en begeleiden van frontlinie medewerkers om de communicatiemiddelen zo toe te passen, dat hun betrokkenheid en informatievoorziening hierdoor stijgt.

STAP 3 – Nieuwe medewerkers

Met grote regelmaat stromen nieuwe medewerkers de organisatie binnen. In de onboarding-strategie dient de training en begeleiding in het gebruik van de nieuwe middelen - en daarmee het communiceren en samenwerken met collega’s - voorrang te krijgen bij de HR-afdeling. De juiste toepassing van UCC leidt ertoe dat (ook nieuwe) medewerkers zich gewaardeerd voelen door andere collega’s en hun leidinggevenden. Ze voelen zich meer verantwoordelijk in het werk en dat ze een belangrijke ondersteuner voor het team zijn. UCC versterkt de teamband en verhoogt de betrokkenheid van de medewerkers, mits op de juiste wijze aangeleerd en toegepast.

STAP 4 - Erkenning

We laten ons in de dagelijkse werkzaamheden snel verleiden tot het focussen op zaken die niet goed verlopen, maar vergeten vaak de frontliniewerkers onze waardering te tonen voor alle zaken die wel goed gaan dankzij hun inzet, communicatie en samenwerking. De Microsoft Teams app maakt het mogelijk om teams en individuele medewerkers in het zonnetje te zetten voor hun bijzondere inzet. Digitale ‘dankjewel’-berichten (zelfs persoonlijk van bestuurders naar frontlinie teams en medewerkers) werken zeer motiverend voor medewerkers die constant in de frontlinie staan en vaak bijdragen aan de veiligheid, hygiëne en gastvrijheid van het ziekenhuis. Daarnaast biedt het teamleiders, afdelingshoofden en HR-afdelingen de mogelijkheid om voor trainingsdoeleinden inzage te krijgen in de UCC logbestanden van gelopen acties, incidenten en werkzaamheden.

Betrokkenheid

Een interne digitale communicatie strategie met UCC gebaseerd op Microsoft Teams, versnelt de informatie voorziening naar frontlinie medewerkers, bespaart aantoonbaar 30% op de huidige interne kosten voor communicatie middelen. Daarnaast verhoogt de betrokkenheid van medewerkers zeker met 50%, is onze ervaring. En dat merken gasten en patiënten die het ziekenhuis bezoeken.

Wil je weten meer weten over Resonate Teams4FrontlinieTeams en hoe we je frontlinie medewerkers kunnen ondersteunen bij de communicatie? Neem contact op of schrijf je in voor onze nieuwsbrief.

man-headphones