Slimme tools voor samenwerking van frontlinie-teams

Frontlinie medewerkers zijn altijd druk en zijn meestal op de vloer te vinden. Ze hebben vaak weinig tijd om achter een computer te zitten om informatie op te vragen en te delen met elkaar. Hoe kunnen we hen helpen om de communicatie onderling slimmer en eenvoudiger te maken?

Een van de uitdrukkingen van 2020 is waarschijnlijk wel ‘de mensen in de frontlinie.’ Werd daarbij vroeger vooral aan politie, brandweer en ambulancepersoneel gedacht, sinds vorig jaar bedoelen we dan meestal de mensen in de zorg. Vaak gaat het over artsen en verplegend personeel, de eerstelijns zorgverleners. Een belangrijke groep die we nog weleens vergeten, zijn de mensen in de ondersteunende diensten; de beveiliging, de BHV en interne brandweer, de teams van het gastenonthaal en de schoonmaak. Zij zijn het onder meer die – in diensten – zorginstellingen helpen door te kunnen gaan. En zorgen dat bezoekers een zo’n aangenaam mogelijke ervaring hebben, van het reizen naar de instelling, tot aan het verblijf en het veilige gevoel.

Verouderde communicatiemiddelen

Aangezien deze medewerkers veelal in shifts (2x 8 uur of 3x 8 uur) en in wisselende diensten werken, is communicatie essentieel om de teams goed te laten functioneren. Zeker in het geval van calamiteiten. De huidige communicatiemiddelen zoals DECT toestellen, semafoons en walkietalkies vertragen vaak de communicatie. Ook als het gaat om minder urgente informatie, zijn bestaande middelen niet altijd toereikend voor frontlinie teams. Denk bijvoorbeeld aan email en het intranet, waar veel informatie wordt gedeeld. Omdat frontlinie medewerkers veel op de vloer lopen, hebben ze geen of minder tijd en toegang tot deze kanalen. Dat kan een gevoel van uitsluiting geven, of zelfs wantrouwen.

Net als de meeste mensen, hebben frontlinie medewerkers meestal wel een smartphone bij zich. Die wordt dan ook vaak gebruikt om ad hoc informatie te delen of onderling te communiceren. WhatsApp-groepen zijn daarbij erg populair. Maar hier zit een risico aan. Want de toestellen worden ook privé gebruikt, en WhatsApp is volgens de AVG uitvoeringswet en richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens niet toegestaan om te gebruiken in het zorg werkveld. Maar het is wel de snelste en eenvoudigste manier om met elkaar te communiceren.

Eén applicatie voor alle Frontlinie Teams

Resonate Teams4FrontlinieTeams helpt om de onderlinge communicatie slimmer, efficiënter en veiliger te maken, door alle zaken die we hierboven genoemd hebben bij elkaar te brengen in Microsoft Teams. Hiermee hoeven medewerkers niet verschillende communicatiemiddelen bij zich te dragen, maar kan dat allemaal vanaf één device waarop Microsoft Teams draait. Teamleden kunnen naast gewoon bellen, op een veilige manier onderling met elkaar en met een groep chatten. Informatie die voorheen via email of het intranet gedeeld werden, komt nu in de app binnen. Zo heeft iedereen toegang hiertoe. Dringende communicatie - in geval van calamiteiten – wordt sneller opgepakt en verwerkt. Daarnaast kunnen ook facilitaire zaken via Teams4FrontlinieTeams sneller gemeld en goedgekeurd worden. Resonate zorgt voor de inrichting van de teams, het koppelen van de medewerkers en zorgen voor trainingen en HRM begeleiding.

Snelle communicatie en samenwerking is cruciaal voor frontlinie teams. Dat heeft 2020 eens te meer aangetoond. Hoe slimmer en eenvoudiger de teams onderling met elkaar kunnen communiceren en informatie met elkaar kunnen delen, des te sterker de teams worden om ervoor te zorgen dat bezoekers en patiënten ook in moeilijke tijden zich zo goed mogelijk voelen.

Wil je weten meer weten over Resonate Teams4FrontlinieTeams en hoe we je frontlinie medewerkers kunnen ondersteunen bij de communicatie? Neem contact op of schrijf je in voor onze nieuwsbrief.