Wat we ontdekken tijdens onze overstap naar Microsoft Teams

Sinds de start van de pandemie en het verplichte thuiswerken is de Zorg snel aan de slag gegaan met video vergaderen en videobellen. Zo kan je elkaar blijven zien ook al ben je fysiek niet meer bij elkaar op de zorglocatie.

De keuze voor Microsoft Teams was vaak snel gemaakt, vanwege de relatief eenvoudige technische implementatie (kwestie van aanzetten in de bestaande office365 E-licentie) en de integratie met de bestaande Office365 omgeving. Binnen een paar weken waren volledige zorgcentra met succes over op Teams in combinatie met een massale uitrol van Macbooks en laptops onder de niet-frontlijn medewerkers en overige thuiswerkende ondersteuners.

Hybride werken is de term dat gebruikt wordt voor de spreiding van werktijd door werknemers op locatie in de zorginstelling, maar ook vanuit huis. In een rondgang langs de leidende zorginstellingen en ziekenhuizen in Nederland heeft Resonate vastgesteld dat, ook na de annulering door de regering van verplicht thuiswerken, de spreiding tussen werken op kantoor en thuis onverminderd gedurende 2022 doorgezet wordt in de verhouding 60/40.

Maar om het maximale te halen uit de investering in virtualisatie met Teams, het goed te beveiligen en het echt goed te integreren in je manier van werken is meer nodig. Dat vereist een grondige implementatie- en adoptieproces. Daar was de afgelopen periode geen tijd voor en dit punt is als gevolg bij meerdere zorginstellingen inmiddels in een zorgwekkende trend buiten beeld gevallen.

De focus concentreert zich nu voornamelijk op probleem bestrijding vanuit de techniek en de organisatorische gevolgen van de veranderde wijze van samenwerken, communiceren en autoriseren. In veel gevallen blijkt de oude technologie, zoals VPN, Citrix remote desktops en VoIP telefonie (o.m. Mitel/Avaya), niet bedoeld om met zijn allen tegelijk thuis te werken. Dit heeft grote impact gehad op de communicatie en samenwerking tussen de frontlijn zorgmedewerkers en – frontlijn ondersteuners met hun leidinggevenden en medewerkers onderling.

Mobiel bellen met elkaar en zelfs met patiënten werd in korte tijd de norm in combinatie met onveilig gebruik van oude kantoor email, sms en WhatsApp. “Veel Nederlandse zorginstellingen zijn als gevolg nog meer kwetsbaar geworden voor cyberaanvallen en dreiging door gijzelsoftware. Het is wachten totdat het misgaat” stellen experts van Z-Cert, cybersecurity experts en constateert de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) afgelopen januari 2022 over de ondermaatse informatiebeveiliging van patiënt- en medewerker gegevens (NEN7510).

Met de terugkeer van meer werken op locatie en minder vanuit huis worden zorgorganisaties overspoeld met nieuwe (wifi) netwerkproblemen, kwaliteitsproblemen en afstemmen van samenwerken. De klachten over Teams nemen toe vanwege haperende videoverbindingen, hakkend geluid tijdens online vergaderingen en onduidelijkheid over

hoe in te zetten samen met de oude communicatie systemen op kantoor in de veranderde wijze van samenwerking en communicatie tussen zorgteams.

Er moet dus snel een andere oplossing gevonden worden

Als zorginstellingen een overstap naar virtualisatie met Microsoft Teams overwegen, moeten ze inzicht hebben in hun huidige vereisten en beoordelen of die in Teams kunnen worden vervuld. Dit proces heeft in vele gevallen onder de haast en druk van ondersteunen van hybride werken niet of nauwelijks plaatsgevonden.

Hoe zet je Teams in op de werkvloer is een discussiepunt dat gevoeglijk vooruit geschoven wordt maar van cruciaal belang is. We zitten nog middenin de omschakeling naar het nieuwe werken met Teams is een veel gehoorde argument. Veel zorgorganisaties merken dat ze niet alle functionaliteiten van Teams benutten en nu reeds vastlopen in de samenwerking.

Met elkaar de Teams ervaringen delen in ronde tafel gesprekken, zoals Amsterdam UMC op donderdag 17 maart a.s. doet, live product demonstraties zien zoals Resonate en partners organiseren en zelf de Teams apparatuur voor de frontlijn medewerkers in je handen hebben en live testen in je locatie bieden snel meer duidelijkheid in de komende lock-free periode. No more powerpoints, whitepapers of webinars.

Zelf zien en inhouse testen in een besloten Proof of Benefit (PoB) van Resonate versnelt de kennis opbouw en informatie delen op de werkvloer in de omslag van de huidige ouderwetse infrastructuur en telefonie naar virtualisatie en cloud telefonie met slechts 1 APP voor alle medewerkers, apparaat onafhankelijk. Cybercrime veilig -conform NEN7510- samenwerken thuis, op de werkvloer en met collega’s van andere instellingen binnen je bestaande Office365 E-licentie ligt binnen handbereik.

Nu dat we weer massaal op locatie verschijnen bieden Microsoft Teams Gold en Platinum partners zoals Resonate zorginstellingen en ziekenhuizen een breed pallet aan test apparatuur, ondersteunende diensten en consultancy om snel duidelijkheid te krijgen via professionele assessments om:

1) De interne netwerk problematiek met live Teams monitoring apparatuur en Teams kwaliteits dashboards (zonder afgeleid te worden door al het ruis geuit door personeel)

2) Huidige Cybercrime kwetsbaarheid te inventariseren en verbeteringen aandragen

3) Telefonie infrastructuur migreren naar cloudtelefonie met Teams Voice

4) Via PoB’s meer operationele kennis te verzamelen met Teams apparatuur op de werkvloer voor ambulante werkplek gebruik van je Teams APP voor telefonie, group chat ipv email, zusteroproep, portofonie, koppeling met brandmeldcentrales en voor gebruik tijdens en bij overdracht van shifts.

Het is belangrijk om duidelijk te begrijpen wat de huidige gebruiksmodellen binnen uw organisatie zijn en om te beoordelen of deze naar tevredenheid kunnen worden ingevuld met MS Teams. Meten is weten.